Datenschutzerklärung

Stand: 20. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

David Wirfs (Einzelunternehmen — eBilanz Fabrik), Naumannstraße 1, 50735 Köln, E-Mail: hello@ebilanzfabrik.de. Siehe Impressum.

2. Grundsatz — Datensparsamkeit im Rahmen der gesetzlichen Pflichten

eBilanz Fabrik verarbeitet so wenig Daten wie möglich — und so viel, wie Auftrag und Gesetz erfordern. Die Website setzt keine Tracking-Cookies ein und nutzt ausschließlich cookielose, datensparsame Reichweitenmessung (Pirsch, Emvi Software GmbH, Deutschland) — keine Cookies, kein geräteübergreifendes Tracking, keine personenbezogenen Profile (Details unter Ziffer 3 und 4). Ihre Finanzdaten werden ausschließlich zur Durchführung Ihres Auftrags verarbeitet — nicht profiliert, nicht zu Werbezwecken genutzt, nicht verkauft. Zur Auftragsabwicklung und aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, GoBD) speichern wir den vollständigen Auftragsdatensatz (Ihre Angaben und Nachweise) sowie die Übermittlungsartefakte (XBRL-e-Bilanz, Transferticket, Rechnung) — Details unter Ziffer 3 und 5. Ihr ELSTER-Zertifikat wird zu keinem Zeitpunkt gespeichert.

3. Verarbeitete Daten, Zwecke, Rechtsgrundlagen

Server-Logfiles (Website-Aufruf): beim Hosting-Anbieter anfallende technische Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Datei) zur Auslieferung + Sicherheit der Seite. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
Kontaktaufnahme (E-Mail): Ihre Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung Ihrer Anfrage).
Support-Formular (Name, E-Mail, Betreff, Nachricht): Ihre Angaben werden zu einem Support-Vorgang mit eigener Vorgangsnummer gespeichert, damit wir Ihre Anfrage nachvollziehbar bearbeiten und Ihnen den Stand zuordnen können. Die Speicherung erfolgt auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH (Auftragsverarbeiter, Standort Deutschland, Vertrag nach Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Durchführung des Vertrags) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Support-Bearbeitung). Name, E-Mail-Adresse und Nachricht benötigen wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihnen korrekt und persönlich zu antworten; die Angabe des Betreffs ist freiwillig. Aufbewahrung: bis zur Erledigung Ihrer Anfrage und darüber hinaus so lange, wie Rückfragen zu Ihrem Vorgang zu erwarten sind. Sie können die Löschung jederzeit verlangen (Art. 17 DSGVO) — eine formlose E-Mail genügt. Gehört der Vorgang zu einem kostenpflichtigen Auftrag, gilt die gesetzliche Aufbewahrung (siehe unten).
Kontakt-E-Mail im Erstellungsprozess (Pflichtangabe, Schritt „Unternehmen“): Ihre E-Mail-Adresse ist für die Durchführung erforderlich, weil wir Übermittlungsprotokoll und Rechnung elektronisch zustellen und Sie bei Rückfragen zu Ihrem laufenden Vorgang erreichen können müssen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-durchführung). Zu Werbezwecken verwenden wir die Adresse nur nach Maßgabe des Punktes „Fristen-Erinnerung an eigene ähnliche Leistungen“ (§ 7 Abs. 3 UWG, Widerspruchsrecht) und — nur wenn Sie das freiwillige Häkchen „Neuigkeiten per E-Mail“ setzen und Ihre Adresse über den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail bestätigen — nach Maßgabe des Punktes „Newsletter und Neuigkeiten per E-Mail“. Zur Unterstützung Ihres Vorgangs können wir ihn technisch nachvollziehen (z. B. ein Testlauf der amtlichen ERiC-Validierung ohne Übermittlung). Die Adresse wird als Teil des Vorgangs auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH (Auftragsverarbeiter, Deutschland, Vertrag nach Art. 28 DSGVO) gespeichert. Aufbewahrung: Wird der Vorgang nicht abgeschlossen, bleibt die Adresse als Teil des Vorgangs gespeichert, bis Sie die Löschung verlangen — eine automatische Löschfrist ist derzeit nicht aktiv. Wir nennen hier bewusst keine Frist, die wir technisch nicht einhalten: die Festlegung einer Speicherdauer für nicht abgeschlossene Vorgänge steht noch aus. Bei Beauftragung gilt Ziffer 3/5 (Auftragsdatensatz). Sie können die Löschung jederzeit verlangen (Art. 17 DSGVO) — eine formlose E-Mail an hello@ebilanzfabrik.de genügt, und wir löschen die Adresse, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Durchführung Ihres Auftrags (Bilanz-/GuV-Daten, Stammdaten, Steuernummer): die von Ihnen eingegebenen bzw. bestätigten Werte werden in das XBRL-Format konvertiert, technisch validiert und — nach Ihrer Freigabe — an die Finanzverwaltung übermittelt. Der Auftragsdatensatz (Ihre Angaben, Freigabe- und Bestätigungsnachweise, Zahlungsreferenzen des Zahlungsdienstleisters, Übermittlungsstatus) wird zur Auftragsabwicklung gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Auftragsverarbeitung vorliegt: AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Abgleich mit Ihrer e-Bilanz des Vorjahres: Reichen Sie über den Link auf der Abschlussseite ein weiteres Wirtschaftsjahr ein, vergleichen wir vor der Zahlung Ihre Angabe zum Eigenkapital zu Beginn des Jahres – und, wo beide Bilanzen das Jahresergebnis gesondert ausweisen, auch Gewinnvortrag und Gewinnrücklagen – mit Ihrer über uns übermittelten e-Bilanz des Vorjahres. Weicht sie ab, fragen wir Sie nach dem Grund; jede Antwort führt weiter zur Bestellung. Bei Ihrem Auftrag speichern wir nur das Ergebnis des Abgleichs, den Bezug auf Ihren Vorjahresauftrag und Ihre Antwort, keine Beträge; dass wir nachgefragt haben, vermerken wir ohne Beträge in unserem technischen Protokoll (Aufbewahrung 365 Tage). Geben Sie an, dass in Ihrer e-Bilanz des Vorjahres ein Wert nicht stimmt, wird unser Support informiert. Ohne diesen Link findet kein Abgleich statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Schutz vor einer doppelten Erstübermittlung: Vor der Zahlung fragen wir Sie, ob für die Gesellschaft und das Wirtschaftsjahr bereits eine e-Bilanz an das Finanzamt übermittelt wurde, und speichern Ihre Antwort bei Ihrem Auftrag. Zusätzlich gleichen wir Steuernummer und Bilanzstichtag mit den über uns bereits übermittelten e-Bilanzen ab, damit für dieselbe Gesellschaft und dasselbe Wirtschaftsjahr nicht zweimal eine e-Bilanz als Erstübermittlung an das Finanzamt geht. Angaben aus einer anderen Übermittlung zeigen wir dabei niemandem an. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an richtigen Übermittlungen).
Korrigierte e-Bilanz: Übermitteln Sie über uns eine Korrektur einer zuvor über uns übermittelten e-Bilanz, tragen wir Ihre Angaben aus dem früheren Auftrag in das Formular ein, vergleichen die Werte der Korrektur mit der früheren e-Bilanz, um die Übermittlung gegenüber dem Finanzamt richtig zu kennzeichnen (etwa als „berichtigt“), und zeigen Ihnen vor Ihrer Freigabe, was sich ändert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Gesetzliche Aufbewahrung: die zu Ihrem Auftrag gehörenden Geschäftsunterlagen — Rechnung, übermittelte XBRL-e-Bilanz, Transferticket sowie der vollständige Auftragsdatensatz (einschließlich Firmen-Stammdaten, Steuernummer, der von Ihnen bestätigten Bilanz-/GuV-Werte und der Zahlungsreferenzen) — bewahren wir 10 Jahre auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB (GoBD).
Übermittlungsbestätigung per E-Mail: nach erfolgreicher Übermittlung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit Transferticket, Ihrer XBRL-Datei und der Rechnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bewertungen nach Abschluss eines Auftrags: Nach einem erfolgreich abgeschlossenen Auftrag (übermittelte e-Bilanz bzw. bereitgestellte Offenlegungs-Datei) bitten wir Sie auf der Abschlussseite in einem Bewertungsfenster um eine freiwillige Bewertung mit 1 bis 5 Sternen und, wenn Sie möchten, um einen Kommentar. Wir fragen nur dort, nie per E-Mail; ob und wie Sie bewerten, ändert an Ihrem Auftrag nichts. Ein Klick auf einen Stern speichert die Bewertung; danach können Sie sie auf der Abschlussseite ändern oder löschen. Gespeichert werden die Sternzahl (nach einer Änderung auch frühere Werte), Ihr Kommentar, das Produkt, die Sprache, die Zeitpunkte, die Kennung Ihres Auftrags und technische Vermerke, etwa ob die Bewertung aus einem Testvorgang stammt. Ihre E-Mail-Adresse und Ihre IP-Adresse fügen wir der Bewertung nicht hinzu. Über die Kennung ist die Bewertung intern Ihrem Auftrag und damit Ihnen zugeordnet; so kann nur bewerten, wer über eBilanz Fabrik einen Auftrag abgeschlossen hat, und jeder Auftrag hat höchstens eine Bewertung. Damit wir Sie nicht zweimal fragen, vermerken wir bei Ihrem Auftrag außerdem Zeitpunkte, etwa wann das Bewertungsfenster angezeigt und wann es geschlossen wurde; dieser Vermerk enthält weder Sterne noch Kommentar und bleibt mit Ihrem Auftragsdatensatz gespeichert (Ziffer 5). Speicherung auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO); ohne Ihre Einwilligung geben wir Ihre Bewertung nicht an Dritte weiter. Eine im Bewertungsfenster abgegebene Bewertung bleibt auf diesem Server: Für unsere interne Auswertung verlassen ihn nur zusammengefasste Zahlen (etwa Anzahl, Verteilung und Durchschnitt der Sternzahlen) und, bei 1 oder 2 Sternen, ein interner Hinweis ohne die Kennung Ihres Auftrags und ohne die genaue Sternzahl. Wegen einer Bewertung nehmen wir keinen Kontakt mit Ihnen auf. Unsere Reichweitenmessung (Pirsch, Ziffer 4) erfährt von der Bewertung nur, ob das Bewertungsfenster angezeigt oder geschlossen oder eine Bewertung abgegeben wurde, und für welches Produkt, nie die Sternzahl, den Kommentar oder die Kennung Ihres Auftrags. Zweck ist die Verbesserung unseres Angebots und eine Durchschnittsbewertung, die wir veröffentlichen können; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Rückmeldungen zu unserer Leistung und an deren Darstellung). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen, formlos an hello@ebilanzfabrik.de, oder Ihre Bewertung selbst löschen. Intern, solange Sie nicht einwilligen: Eine einzelne Bewertung, Sterne wie Kommentar, veröffentlichen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Ohne sie kann allein Ihre Sternzahl ohne Namen in eine Durchschnittsbewertung einfließen, die wir veröffentlichen können. „Ohne Namen“ heißt: Die Durchschnittsbewertung nennt weder Sie noch Ihre Firma, enthält keinen Kommentar und lässt nicht erkennen, wer bewertet hat. Sie umfasst alle im Bewertungsfenster abgegebenen Sternbewertungen, unabhängig von der Sternzahl, außer gelöschten und solchen aus unseren eigenen Unternehmen oder aus Testvorgängen. Veröffentlichung nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Haben Sie einen Kommentar geschrieben, können Sie mit einem nicht vorausgewählten Häkchen einwilligen, dass wir Ihre Bewertung (Sterne und Kommentar) in der von Ihnen gewählten Form zusammen mit Produkt und Monat der Abgabe auf ebilanzfabrik.de veröffentlichen dürfen. Bei „Ohne Namen“ erscheint statt eines Namens nur eine aus der Rechtsform Ihres Unternehmens abgeleitete Angabe, z. B. „Geschäftsführung einer GmbH“; bei „Vorname und Initiale“ oder „Name und Firma“ der Anzeigename, den Sie eintragen. Mit der Einwilligung speichern wir ihren Zeitpunkt, die Fassung des Einwilligungstextes, die gewählte Form, diese Angabe und gegebenenfalls Ihren Anzeigenamen. Vor einer Veröffentlichung entfernen wir Steuerkennzeichen und Angaben zu anderen Personen; sonst ändern wir Ihren Text nicht. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), auf der Abschlussseite oder per E-Mail an hello@ebilanzfabrik.de; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach einem Widerruf veröffentlichen wir Ihre Bewertung nicht; ein bereits veröffentlichter Kommentar wird unverzüglich entfernt und gelöscht, ein noch nicht veröffentlichter bleibt ein interner Kommentar. Für eine Bewertung gibt es keine Gegenleistung. Aufbewahrung: Ihre Bewertung bleibt gespeichert, bis Sie sie löschen oder der Verarbeitung widersprechen. Haben Sie in eine Veröffentlichung eingewilligt, bewahren wir den Nachweis (Zeitpunkte von Einwilligung, Widerruf und Löschung, Fassung des Einwilligungstextes, Prüfsumme eines veröffentlichten Textes, Kennung Ihres Auftrags) auch nach einer Löschung oder einem Widerruf auf, solange wir damit belegen können müssen, ob und auf welcher Grundlage veröffentlicht wurde (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Eine feste Löschfrist ist derzeit nicht eingerichtet. Vorbereitet, aber noch nicht aktiv ist diese Regel: 24 Monate nach der ersten Abgabe wird ein nicht veröffentlichter Kommentar gelöscht und die Sternzahl von Ihrem Auftrag gelöst, sodass von der Bewertung nur eine anonyme Angabe aus Sternzahl, Produkt und Monat bleibt; der Einwilligungsnachweis wird drei Jahre nach dem Widerruf bzw. der Löschung der Bewertung gelöscht, je nachdem, was später eintritt. Ein veröffentlichter Kommentar bleibt, solange Ihre Einwilligung besteht. Karte „Wie war Ihre Erfahrung?“: Sternbewertungen über diese Karte, die den Hinweis „sie bleibt intern bei uns“ trägt, bleiben intern: Wir nutzen sie nur zur Verbesserung unseres Angebots (Rechtsgrundlage wie oben), veröffentlichen sie nicht und rechnen sie in keine veröffentlichte Durchschnittsbewertung ein. Sie sind bei Ihrem Auftrag gespeichert; ihre Löschung können Sie jederzeit formlos an hello@ebilanzfabrik.de verlangen, und wird Ihre Bewertung auf der Abschlussseite angezeigt, können Sie sie dort auch selbst löschen. Für die Aufbewahrung gilt dasselbe wie oben.
Amtliche ELSTER-Datenschutzhinweise: für die Übermittlung über die amtliche ELSTER-Schnittstelle (ERiC) gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise der Finanzverwaltung — im Wortlaut unter ELSTER-Datenschutzhinweise; die Kenntnisnahme bestätigen Sie zu Beginn des Erstellungsprozesses.
Fristen-Erinnerung an eigene ähnliche Leistungen (Widerspruchsrecht): nachdem Sie eine e-Bilanz kostenpflichtig bei uns beauftragt haben, verwenden wir die dabei erhobene E-Mail-Adresse — sofern Sie nicht widersprechen — um Sie an die Frist Ihrer nächsten e-Bilanz und über eigene ähnliche Leistungen zu informieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Direktwerbung gegenüber Bestandskunden, Erwägungsgrund 47) i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG. Sie können der Nutzung jederzeit widersprechen — formlos an hello@ebilanzfabrik.de oder über den Abmeldelink in jeder solchen E-Mail; es entstehen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Auf diesen Widerspruch weisen wir Sie bereits bei der Erhebung der Adresse im Bestellprozess hin. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich und wird nicht eingeholt. Das freiwillige Häkchen „Neuigkeiten per E-Mail“ im Erstellungsprozess betrifft nur den Newsletter (nächster Punkt); ob Sie es setzen oder nicht, ändert an dieser Erinnerung und an Ihrem Widerspruchsrecht nichts.
Newsletter und Neuigkeiten per E-Mail (nur mit Ihrer Einwilligung, Double-Opt-in): Über die vorstehende Fristen-Erinnerung hinaus senden wir Werbe-E-Mails nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Sie können sie erteilen (1) über das Newsletter-Feld auf unserer Startseite. Inhalt: Neuigkeiten und Erinnerungen rund um Jahresabschluss und e-Bilanz (z. B. Fristen, Offenlegung, Änderungen der Taxonomie) sowie Informationen zu neuen Funktionen und Angeboten der eBilanz Fabrik. Oder (2) über das freiwillige, nicht vorausgewählte Häkchen „Neuigkeiten per E-Mail“ im Erstellungsprozess (Schritt „Unternehmen“). Inhalt: Neuigkeiten zu den Produkten der eBilanz Fabrik, insbesondere zu neuen Funktionen und neuen Angeboten. Die Einwilligung ist freiwillig; ohne sie ändert sich an einer Bestellung nichts. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist zugleich die nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG erforderliche ausdrückliche Einwilligung. Double-Opt-in: Wir schreiben Ihnen erst, nachdem Sie Ihre Adresse über den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail bestätigt haben. Beim Häkchen im Erstellungsprozess vermerken wir Ihre Einwilligung zunächst bei Ihrem Vorgang und senden die Bestätigungs-E-Mail erst nach Abschluss Ihres Auftrags; schließen Sie den Auftrag nicht ab, senden wir keine. Bestätigen Sie nicht innerhalb von 72 Stunden, löschen wir die Anmeldung automatisch. Gespeichert werden Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache, die Herkunft der Anmeldung (die Seite, über die Sie sich angemeldet haben), der Wortlaut der Einwilligung, der Ihnen angezeigt wurde, die Zeitpunkte von Einwilligung, Bestätigungs-E-Mail, Bestätigung und ggf. Abmeldung sowie, welche Newsletter-Ausgaben wir Ihnen wann gesendet haben. Eine IP-Adresse speichern wir nicht. Speicherung und Versand erfolgen über unseren Server und unser E-Mail-Postfach bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO); eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Widerruf jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an hello@ebilanzfabrik.de; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach einem Widerruf senden wir Ihnen keinen Newsletter mehr. Den Nachweis von Einwilligung und Widerruf (E-Mail-Adresse, Wortlaut, Zeitpunkte) bewahren wir auch nach einem Widerruf auf, solange wir damit die Rechtmäßigkeit des Versands belegen können müssen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO); eine feste Löschfrist ist hierfür noch nicht eingerichtet. Eine Abmeldung vom Newsletter behandeln wir zugleich als Widerspruch gegen die Fristen-Erinnerung (vorheriger Punkt).
Erforderlichkeit der Bereitstellung: die Bereitstellung Ihrer Auftragsdaten (Stammdaten, Steuernummer, Bilanz-/GuV-Werte, ELSTER-Zertifikat zur einmaligen Verwendung) ist für die Vertragserfüllung erforderlich — ohne sie kann die e-Bilanz nicht erstellt bzw. übermittelt werden. Eine gesetzliche Pflicht, sie uns bereitzustellen, besteht nicht.
Import Ihrer Zahlen (PDF, Excel, CSV oder HTML — lokal): Wenn Sie Ihre fertige Bilanz/GuV importieren, wird die Datei ausschließlich lokal in Ihrem Browser gelesen (z. B. via pdf.js) und verlässt Ihr Gerät dabei nicht. Es findet keine KI-Auslesung und keine Übermittlung an einen KI-Dienst oder sonstigen Dritten statt. Die importierten Werte landen als bearbeitbare Vorbelegung im Formular — Sie prüfen und bestätigen jede Position selbst; alternativ geben Sie alle Werte manuell ein. Die von Ihnen geprüften und bestätigten Werte werden anschließend zur Auftragsdurchführung an unseren Server übertragen und dort als Teil des Auftragsdatensatzes gespeichert (Ziffer 3/5) — Rechtsgrundlage hierfür: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) — die Quelldatei selbst verlässt Ihren Browser nicht. Eine Ausnahme, und nur diese: Wenn der Import fehlschlägt oder die Bilanz nicht aufgeht, fragen wir Sie in genau diesem Moment mit genau diesen Worten: „Damit wir diesen Fehler beheben können, übertragen wir Ihre Datei — löschbar jederzeit, automatisch nach 30 Tagen.“ Nur nach Ihrem ausdrücklichen Klick wird sie übertragen; ohne Ihre Zustimmung geschieht nichts und Sie können den Vorgang normal fortsetzen. Zweck ist ausschließlich, den Parser zu reparieren, der bei Ihrer Datei versagt hat. Die Datei wird getrennt vom Auftragsdatensatz gespeichert, ist nur mit einem gesonderten Zugriffs-Token einsehbar, wird nicht an Dritte weitergegeben und spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht — früher, wenn Sie es verlangen (hello@ebilanzfabrik.de). Rechtsgrundlage allein hierfür: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), jederzeit widerruflich — ohne Einwilligung findet diese Übertragung nicht statt. Strukturangaben zum Import: Damit wir den Import verbessern können, übermittelt Ihr Browser beim Import zusätzlich Angaben darüber, wie Ihre Datei aufgebaut ist und wie unser Import sie gelesen hat. Dazu gehören: die Dateiart und ob Sie die Datei ausgewählt, hineingezogen oder Zahlen eingefügt haben; bei PDF-Dateien die Seitenzahl in Stufen, bei Excel-Dateien die Zahl der Tabellenblätter; mit welcher Software die Datei erstellt wurde, soweit die Datei das in ihren technischen Dateiangaben oder in einem Programmvermerk in der Kopf- oder Fußzeile ausweist — übermittelt wird nur ein Eintrag aus einer festen Liste (etwa „DATEV“), nie die Angabe selbst; ob und woran das Lesen scheiterte (etwa „PDF ohne lesbaren Text“); Merkmale der Gestaltung, etwa ob Positionen nebeneinander gedruckt sind oder wie negative Beträge geschrieben sind; die Zahl der Betragsspalten und welcher Art ihre Überschriften sind (etwa „nennt das gewählte Wirtschaftsjahr“ oder „nennt das Vorjahr“); Zählwerte zum Lesen, etwa wie viele Zeilen gelesen, zugeordnet, nicht zugeordnet oder verworfen wurden und wie lange das Lesen dauerte; welche Formularpositionen der Import befüllt hat und welche dieser Werte danach geändert oder geleert wurden; ob Bilanz und GuV nach dem Import aufgingen, eine Abweichung nur als ungefähre Größenordnung im Verhältnis zur Bilanzsumme bzw. zu den GuV-Beträgen; und ob wir Sie nach der Spalte Ihres Wirtschaftsjahres gefragt haben, ob und welche Spalte Sie gewählt und ob Sie die Spalte gewechselt haben. Diese Strukturangaben enthalten keine Beträge, keine Bezeichnungen, keine Namen und keine sonstigen Texte aus Ihrer Datei — weder vollständig noch gekürzt noch verschlüsselt —, keinen Dateinamen und keine Prüfsumme der Datei; die Datei selbst wird dafür nicht übertragen. Wir speichern sie zusammen mit den Aufzeichnungen nach dem Punkt „Produktverbesserung und Fehleranalyse“, und es gilt dasselbe: Speicherung auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO), nur intern und nur mit einem gesonderten Zugriffs-Token einsehbar, keine Übermittlung an Dritte, keine Werbe- oder Profilbildungszwecke. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse daran, dass unser Import Ihre Zahlen vollständig und aus der richtigen Spalte übernimmt). Aufbewahrung: unbefristet, wie die übrigen Aufzeichnungen nach jenem Punkt. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen, formlos an hello@ebilanzfabrik.de; wir löschen die Angaben dann zusammen mit Ihren übrigen Aufzeichnungen. Die aus Ihrer Datei in das Formular übernommenen Werte behandeln wir wie Ihre übrigen Formulareingaben (Punkt „Produktverbesserung und Fehleranalyse“).
Zahlung: die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe auf einem von den Finanzdaten getrennten Datenpfad; eBilanz Fabrik erhält keine vollständigen Zahlungsmittel-Daten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Fehler- und Stockungs-Meldungen (technisches Protokoll): Wenn im Formular ein technischer Fehler auftritt, eine Prüfung Sie nicht weiterlässt oder Sie an einem Schritt nicht weiterkommen, meldet Ihr Browser dies an unseren Server — nur so können wir die Ursache erkennen und beheben. Übermittelt werden ausschließlich die Ereignisart, ein fest vorgegebener Hinweis-Code (ein technisches Kürzel aus einer festen Liste, kein Freitext), die Schrittnummer und — falls vorhanden — die Vorgangskennung Ihres laufenden Erstellungsvorgangs, damit wir eine Störung Ihrem Vorgang zuordnen können. Nicht übermittelt werden Eingabewerte, Beträge, Ihre Steuernummer, Ihr Name oder Ihre E-Mail-Adresse. Speicherung auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO); keine Übermittlung an Dritte, keine Werbe- oder Profilbildungszwecke. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, fehlerfreien Dienst). Aufbewahrung: 365 Tage, danach automatische Löschung.
Reichweitenmessung (Web-Analytics): cookielose, aggregierte Nutzungsstatistik (Seitenaufrufe, Herkunft/Kampagne via UTM, ungefähre Region) zur Verbesserung des Angebots. Miterfasst werden einzelne Bedien-Ereignisse im Formular und auf der Übermittlungs- und Abschlussseite — jeweils nur technische Angaben wie die Ereignisart, ein fest vorgegebener Hinweis-Code (ein technisches Kürzel aus einer festen Liste, kein Freitext), die Schrittnummer, die Sprache der Seite und das gewählte Produkt: etwa dass die Hilfe geöffnet wurde, dass eine Prüfung einen Hinweis ausgelöst hat, oder dass ein Schritt verlassen wurde, ohne weiterzuklicken. Diese Ereignisse enthalten keine Eingabewerte, keine Beträge, keine Steuernummer, keinen Namen und keine E-Mail-Adresse. Den Abschluss eines Auftrags – dass Ihre e-Bilanz übermittelt ist – meldet nicht Ihr Browser, sondern unser Server selbst an die Reichweitenmessung, also auch dann, wenn Ihr Browser die Messung blockiert. Diese Meldung enthält nur die Ereignisart, das gewählte Produkt und die Sprache des Auftrags, aber weder Ihre IP-Adresse noch Ihre Browser-Kennung noch eine Kennung Ihres Auftrags; sie lässt sich deshalb keinem Besuch und keiner Sitzung zuordnen. Es werden keine Cookies gesetzt und keine geräteübergreifenden Profile gebildet. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert: Sie wird zusammen mit Ihrer Browser-Kennung (User-Agent), dem jeweiligen Datum und einem für jede Website eigenen Wert des Anbieters zu einer Besucherkennung verrechnet und danach verworfen. Weil das Datum in die Berechnung eingeht, entsteht jeden Tag eine neue Kennung: Ein wiederkehrender Besuch mit derselben IP-Adresse und demselben Browser wird nur am selben Tag wiedererkannt, höchstens 24 Stunden lang. Es handelt sich um eine Pseudonymisierung (Art. 4 Nr. 5 DSGVO), nicht um eine Anonymisierung: Mit diesem Wert, den der Anbieter hält, ließe sich die Zuordnung rechnerisch nachvollziehen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an datensparsamer, cookiefreier Reichweitenmessung). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen (Ziffer 6); zur Speicherdauer siehe Ziffer 5.
Speicherung im Browser (§ 25 TDDDG) — Kennungen und Herkunft Ihres Besuchs: wir setzen keine Cookies, speichern aber folgende Werte in der Speicherumgebung Ihres Browsers: (1) eine Vorgangskennung (ebf_session_id, localStorage) — die Kennung Ihres Erstellungsvorgangs. Das Formular legt sie ab, sobald Ihre Angaben zur technischen Prüfung bei uns eingegangen sind. Rufen Sie innerhalb von 30 Tagen unser Support-Formular auf, gibt das Formular sie, sofern es sie vorfindet, automatisch mit, damit wir Ihre Anfrage Ihrem Vorgang zuordnen und Ihr Problem ohne Screenshot nachvollziehen können. Dadurch entsteht eine Verknüpfung zwischen Ihrer Support-Anfrage und Ihrem Auftragsdatensatz; Rechtsgrundlage hierfür: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Auftrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Nach 30 Tagen verwenden wir die Kennung nicht mehr; gelöscht wird sie, wenn Sie danach das Support-Formular aufrufen, sonst bleibt sie gespeichert, bis ein neuer Vorgang sie ersetzt oder Sie sie löschen. (2) die Herkunft Ihres Besuchs (sessionStorage), soweit es sie gibt, abgelegt schon beim Aufruf unserer Startseite oder des Formulars: die Kampagnen-Angaben (UTM-Parameter) des Links, mit dem Sie zu uns gekommen sind (ebf_utm), und die Adresse der Seite, von der Sie kamen, soweit Ihr Browser sie mitteilt (ebf_ref, höchstens 400 Zeichen, Adressen unserer eigenen Seiten ausgenommen). Mit Ihren Angaben zur technischen Prüfung erhält unser Server beides; als Teil Ihres Vorgangs speichern wir die Kampagnen-Angaben und von der Adresse nur den Namen der Website (z. B. google.com). Die Kampagnen-Angaben übermitteln wir außerdem beim Bezahlvorgang als Teil der Zahlungsreferenz an Stripe (Ziffer 4). Zweck ist zu erkennen, über welche Wege Aufträge zustande kommen; Rechtsgrundlage hierfür: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Wirksamkeit unserer Werbung). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen, formlos an hello@ebilanzfabrik.de. (3) auf der Übermittlungs- und Abschlussseite (app.ebilanzfabrik.de) dieselbe Vorgangskennung im Seitenzustand des geöffneten Tabs (history.state), nicht in der Adresszeile, damit die Seite nach einem Neuladen fortgesetzt werden kann. Gespeichert wird nur diese Kennung mit dem Zeitpunkt, zu dem sie die Seite erreicht hat, nie Ihr ELSTER-Zertifikat, Ihre ELSTER-PIN oder Ihre Angaben. Sie gilt nur in diesem Tab — stellt Ihr Browser ihn wieder her, etwa nach einem Neustart, kann er sie mit wiederherstellen — und wird höchstens 30 Tage verwendet. (4) eine technische Kennung (ebf_cid, sessionStorage) — die zufällige technische Vorgangskennung nach dem Punkt „Produktverbesserung und Fehleranalyse". Das Formular bildet sie beim ersten Aufruf in einem Tab aus dem Zeitpunkt und Zufallswerten und bewahrt sie für diesen Tab auf, damit Fehler-Meldungen, Aufzeichnungen Ihrer Formulareingaben und Ihr Vorgang auch über ein Neuladen hinweg einander zugeordnet werden können; mit diesen wird sie an unseren Server übermittelt. Rechtsgrundlage hierfür: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (wie dort). (5) ein Merker für unsere Reichweitenmessung (disable_pirsch, localStorage, Inhalt nur „1"): Solange er gesetzt ist, sendet die Messung aus diesem Browser nichts. Wir setzen ihn, wenn Ihr Browser meldet, dass er automatisiert gesteuert wird (etwa durch Test- oder Crawler-Software), oder wenn die Zählung für einen Browser auf einer dafür bestimmten Seite ausdrücklich abgeschaltet wird; er bleibt, bis er gelöscht wird. Die Speicherung nach (3) ist zur Erbringung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und daher einwilligungsfrei. (1), (3), (4) und (5) enthalten keine personenbezogenen Inhalte (keine Namen, keine Zahlen, keine Steuernummer) und werden nicht an Dritte übermittelt. (2) und (4) gelten nur für den geöffneten Tab — stellt Ihr Browser ihn wieder her, kann er sie mit wiederherstellen. (1), (2), (4) und (5) können Sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen (Website-Daten von ebilanzfabrik.de). Ihre Formulareingaben speichert das Formular gesondert (nächster Punkt).
Zwischenspeicherung Ihrer Formulareingaben im Browser: Damit Sie einen unterbrochenen Vorgang fortsetzen können — nach einem Neuladen, nach einem abgebrochenen Bezahlvorgang oder an einem späteren Tag —, speichert das Formular Ihre Eingaben laufend in Ihrem Browser (ebf_form_v1, localStorage): Firma, Anrede, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail-Adresse, Steuernummer, Handelsregisternummer, Bundesland, Tätigkeit, Wirtschaftsjahr, die Bilanz- und GuV-Beträge, Angaben zu Gesellschaftern sowie Ihre übrigen Eingaben und Auswahlen. Nicht gespeichert werden Häkchen und Bestätigungen — die setzen Sie stets neu —, Passwörter und Dateien. Die Speicherung beginnt mit Ihrer ersten Eingabe, umfasst auch Werte, die Sie aus der e-Bilanz-Ampel übernehmen, und endet nicht mit der Bezahlung. Durch diese Speicherung verlassen Ihre Angaben Ihr Gerät nicht. Rufen Sie das Formular erneut auf, nennt es, soweit eingetragen, die gespeicherte Firma und bietet die Angaben zur Wiederherstellung an; „Verwerfen" löscht sie. Spätestens 30 Tage nach der letzten Speicherung bieten wir sie nicht mehr an; rufen Sie das Formular danach auf, löscht es sie. Bis dahin bleiben sie in Ihrem Browser gespeichert. Bitte beachten Sie: Wer nach Ihnen denselben Browser verwendet, sieht beim Aufruf des Formulars den gespeicherten Firmennamen und kann Ihre Angaben wiederherstellen. Auf einem gemeinsam genutzten Gerät empfehlen wir deshalb, sie nach Abschluss zu löschen — indem Sie das Formular erneut aufrufen und „Verwerfen" wählen oder über die Einstellungen Ihres Browsers (Website-Daten von ebilanzfabrik.de). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen auf Ihre Anfrage zur Vorbereitung des Auftrags). Unabhängig davon speichern wir Formulareingaben auf unserem Server nach dem Punkt „Produktverbesserung und Fehleranalyse".
Produktverbesserung und Fehleranalyse (Ihre Formulareingaben, auch bei Abbruch): Damit wir unser Formular verbessern und Fehlerquellen finden können, speichern wir die Angaben, die Sie in das Formular eintragen — auch dann, wenn Sie den Vorgang abbrechen und nicht Kunde werden. Erfasst werden die von Ihnen eingegebenen Werte: Firma, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail-Adresse, Steuernummer, Bundesland, Wirtschaftsjahr, Tätigkeit, die Bilanz- und GuV-Beträge sowie Angaben zu Gesellschaftern, dazu der Schritt, in dem Sie den Vorgang verlassen haben. Haben Sie eine Datei importiert, kommen die Strukturangaben zum Import hinzu (Punkt „Import Ihrer Zahlen“). Jeder Aufzeichnung wird zusätzlich eine zufällige technische Vorgangskennung beigefügt — dieselbe, die auch die Fehler-Meldungen nach dieser Ziffer tragen —, damit wir eine gemeldete Störung den zugehörigen Eingaben zuordnen und die Ursache beheben können; diese Kennung wird aus dem Zeitpunkt und Zufallswerten in Ihrem Browser gebildet und enthält keine personenbezogenen Inhalte. Nicht erfasst werden Ihre ELSTER-PIN und Ihr ELSTER-Zertifikat — zu keinem Zeitpunkt, auch nicht in Teilen. Die Daten liegen auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO), sind ausschließlich intern und nur mit einem gesonderten Zugriffs-Token einsehbar, werden nicht an Dritte übermittelt, nicht verkauft und nicht zu Werbe- oder Profilbildungszwecken genutzt; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der datengestützten Verbesserung des eigenen Dienstes; bei abgebrochenen Vorgängen kommt eine Vertragserfüllung nach lit. b nicht in Betracht). Aufbewahrung: unbefristet — wir löschen diese Angaben nicht nach einer festen Frist, weil der Vergleich über mehrere Abgabe-Jahre hinweg der eigentliche Zweck ist; sie werden gelöscht, sobald Sie widersprechen oder Löschung verlangen (Ziffer 5). Ihr Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen — formlos an hello@ebilanzfabrik.de. Wir löschen Ihre Eingaben dann vollständig und bestätigen das. Ebenso erhalten Sie auf Anfrage Auskunft nach Art. 15 DSGVO darüber, welche Ihrer Eingaben gespeichert sind (Ziffer 6).
Bedien-Vermerke auf der Übermittlungs- und Abschlussseite: Nach Ihrer Bestellung vermerken wir, welche Schritte Sie auf der Übermittlungs- und Abschlussseite ausführen — etwa den Aufruf der Seite, die Freigabe, die Auswahl einer Zertifikatsdatei, den Start der Übermittlung und ob sie gelungen ist oder ein Fehler auftrat —, jeweils mit Zeitpunkt, Sprache der Seite und der seit dem Aufruf der Seite vergangenen Zeit, verknüpft mit der Kennung Ihres Auftrags. So erkennen wir, an welcher Stelle eine Übermittlung scheitert, und können Ihnen bei Rückfragen helfen. Nicht vermerkt werden Ihre Eingaben, Ihr ELSTER-Zertifikat und dessen Dateiname, Ihre PIN, Fehlertexte und die Nummer des Transfertickets, ebenso wenig etwas aus dem Bewertungsfenster. Speicherung auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) und in unserer zugriffsgeschützten Archivkopie (Ziffer 4); keine Weitergabe an Dritte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, fehlerfreien Dienst). Aufbewahrung: ohne feste Löschfrist (Ziffer 5). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen, formlos an hello@ebilanzfabrik.de.
e-Bilanz-Ampel: Mit der e-Bilanz-Ampel können Sie Ihre Bilanz und GuV kostenlos technisch vorprüfen lassen. Ihre Datei wird ausschließlich lokal in Ihrem Browser ausgelesen und verlässt Ihr Gerät nicht. An uns übermittelt werden ausschließlich die daraus ausgelesenen Zahlenwerte zur technischen Prüfung (Rechnerische Richtigkeit, Eigenkapital-Fortschreibung, Struktur); diese Zahlen werden nur für die Dauer der Prüfung verarbeitet und danach verworfen und nicht gespeichert. Es erfolgt keine inhaltliche und keine steuerliche Prüfung. Dauerhaft gespeichert werden ausschließlich anonyme technische Kennzahlen des Aufrufs — das Prüf-Ergebnis („bestanden"/„offen"/„Rückfrage"/„außerhalb des Schemas"), welche technischen Punkte betroffen waren, ggf. der Grund einer Nicht-Abdeckung (Rechtsform/Größenklasse/Wirtschaftsjahr), die Art der Datei (PDF/Excel/CSV) und die Platzierung des Aufrufs. Es werden keine Beträge, keine Datei, keine Steuernummer, keine Namen, keine IP-Adresse, keine Sitzungs- oder Anmeldedaten gespeichert; ein Personenbezug besteht nicht. Verarbeitung und Speicherung auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO), keine Weitergabe an Dritte, keine Profilbildung, keine automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO). Rechtsgrundlagen: für die transiente technische Prüfung Ihrer übermittelten Zahlen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen angeforderten Prüfung), für die anonymen Kennzahlen — soweit überhaupt ein Personenbezug vorliegt — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des eigenen Dienstes); Widerspruch nach Art. 21 DSGVO an hello@ebilanzfabrik.de. Aufbewahrung der anonymen Kennzahlen: 180 Tage. Anfragen an die KI-Assistenten-Schnittstelle unter app.ebilanzfabrik.de/mcp werden dabei nicht erfasst. Prüfungen, die der herunterladbare MCP-Server von Ihrem Rechner aus an die Ampel sendet, werden wie Aufrufe der Seite erfasst. Die Ampel selbst setzt keine Cookies. Wechseln Sie aus dem Ergebnis der Ampel in den kostenpflichtigen Erstellungs-Prozess, übernimmt Ihr Browser die bis dahin erkannten und eingegebenen Werte in die Zwischenspeicherung des Formulars (ebf_form_v1, localStorage, nur in Ihrem Browser); Dauer, Löschung und den Hinweis zu gemeinsam genutzten Geräten finden Sie unter „Zwischenspeicherung Ihrer Formulareingaben im Browser".
KI-Assistenten-Schnittstelle (MCP): Unter https://app.ebilanzfabrik.de/mcp beantworten wir Anfragen von KI-Assistenten und anderen Programmen, die das Model Context Protocol (MCP) nutzen, etwa nachdem Sie eBilanz Fabrik in Ihrem Assistenten als Connector hinzugefügt haben. Je nach Assistent stellt die Anfrage dessen Anbieter von seinen Servern aus (dann erreicht uns die Server-Adresse des Anbieters, nicht Ihre) oder das Programm auf Ihrem Gerät (dann erreicht uns Ihre IP-Adresse). Die Schnittstelle fragt nur nach Rechtsform, Größenklasse, Wirtschaftsjahr und Bilanzstichtag Ihres Unternehmens und nimmt keine anderen Angaben an, insbesondere keine Zahlen aus Bilanz oder GuV; nach Namen oder Steuernummern fragt sie nicht. Zweck: Auskunft, welche Produkte wir anbieten, was sie kosten und ob wir ein Unternehmen mit diesen Angaben bedienen können. Abweichend von den Server-Logfiles (oben) protokollieren wir diese Anfragen nicht einzeln und speichern sie nicht, auch nicht als anonyme Kennzahl der e-Bilanz-Ampel; tritt dabei ein technischer Fehler auf, vermerken wir nur den Fehler, ohne Absender-Adresse. Wir zählen lediglich, wie oft die Schnittstelle genutzt wird: je Abfrageart und Werkzeug eine Zahl, ohne Inhalte und ohne Adressen. Die IP-Adresse, von der eine Anfrage kommt, halten wir nur im Arbeitsspeicher, um die Zahl der Anfragen je Absender zu begrenzen, und verwerfen sie dort nach höchstens zwei Minuten; sie wird weder dauerhaft gespeichert noch protokolliert. Rechtsgrundlage, soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Fragen zu unserem Angebot zu beantworten und die Schnittstelle vor Überlastung und Missbrauch zu schützen). Empfänger: keine, außer unserem Hosting-Anbieter (Auftragsverarbeitung, Ziffer 4). Für die Verarbeitung beim Anbieter des Assistenten gilt dessen eigene Datenschutzerklärung.

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Domain & DNS: Porkbun LLC, USA — Domainregistrierung und Betrieb der autoritativen Nameserver (DNS) für ebilanzfabrik.de. Website und E-Mail-Verkehr laufen seit dem 16.07.2026 ausschließlich über Server in Deutschland (Hetzner, siehe unten); Website-Server-Logdaten (u. a. Besucher-IP) fallen daher nicht mehr bei Porkbun an. Bei der autoritativen Namensauflösung erhält Porkbun technisch nur die Anfrage des jeweils anfragenden DNS-Resolvers (in der Regel des Internetproviders oder eines öffentlichen Resolvers), nicht die IP-Adresse der Website-Besucher; ein Personenbezug zu unseren Besuchern entsteht dabei regelmäßig nicht. Hinsichtlich Domain und DNS handelt Porkbun als eigenständiger Empfänger (nicht als Auftragsverarbeiter); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Betrieb einer erreichbaren Domain).
Hosting von Website & Anwendung: Hetzner Online GmbH, Deutschland — Betrieb der Website ebilanzfabrik.de (statisches Hosting, dabei anfallende Server-Logdaten wie Besucher-IP) und der Auftrags-Anwendung (app.ebilanzfabrik.de) sowie produktive Speicherung der Auftragsdaten auf Servern in Deutschland; AV-Vertrag Art. 28 DSGVO, keine Drittlandübermittlung.
E-Mail (Empfang & Versand): Hetzner Online GmbH, Deutschland — Betrieb des Postfachs hello@ebilanzfabrik.de sowie Versand der Übermittlungsbestätigung (inkl. XBRL-Datei und Rechnung als Anhang) über Server in Deutschland; AV-Vertrag Art. 28 DSGVO, keine Drittlandübermittlung.
Zahlung: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) — als Zahlungsdienstleister für die Zahlungsabwicklung; technische Verarbeitung auch durch Stripe, Inc./Stripe, LLC (USA). Die Zahlung läuft auf einem von den Finanzdaten getrennten Datenpfad; eBilanz Fabrik erhält keine vollständigen Zahlungsmittel-Daten (Sie zahlen unmittelbar bei Stripe). Bei der Zahlungsabwicklung handelt Stripe als eigenständig (getrennt) Verantwortlicher — nicht als Auftragsverarbeiter, da Stripe die Verarbeitung für eigene Zwecke bestimmt (u. a. Betrugsprävention sowie geldwäsche- und aufsichtsrechtliche Pflichten als Zahlungsinstitut); insoweit gelten die eigenen Datenschutzhinweise von Stripe ergänzend. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, ist Stripe (Stripe, LLC) unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission); ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln (SCC).
Web-Analytics (DE): Pirsch (Emvi Software GmbH, Deutschland) — cookielose Reichweitenmessung; Hosting ausschließlich in Deutschland, keine Drittlandübermittlung. AV-Vertrag Art. 28 DSGVO.

Zur internen Auftragsverwaltung und Datensicherung führt der Verantwortliche zusätzlich eine zugriffsgeschützte Archivkopie der Auftragsdaten auf eigenen Systemen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln (SCC) für den betroffenen Empfänger im Drittland (Stripe als eigenständig Verantwortlicher) können Sie über hello@ebilanzfabrik.de anfordern.

5. Speicherdauer

Übermittlungsartefakte und Rechnungsdaten sowie der vollständige Auftragsdatensatz (Rechnung, XBRL-e-Bilanz, Transferticket, Ihre Angaben und Nachweise inkl. Zahlungsreferenzen): 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB / GoBD). Kontaktdaten: bis zur Erledigung bzw. nach gesetzlichen Fristen. Reichweitenmessung (Ziffer 3): die pseudonymen Auswertungsdaten werden nach 6 Monaten gelöscht (Aufbewahrungsdauer des Analytics-Anbieters im genutzten Tarif); die IP-Adresse selbst wird zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Bedien-Vermerke auf der Übermittlungs- und Abschlussseite (Ziffer 3): ohne feste Löschfrist; Löschung auf Ihren Widerspruch (Art. 21 DSGVO) oder Ihr Löschverlangen (Art. 17 DSGVO). Formulareingaben zur Produktverbesserung, einschließlich der Strukturangaben zum Import (Ziffer 3): unbefristet gespeichert — es gibt hierfür keine feste Löschfrist, weil der Jahresvergleich der Zweck ist; Löschung erfolgt auf Ihren Widerspruch (Art. 21 DSGVO) oder Ihr Löschverlangen (Art. 17 DSGVO), formlos an hello@ebilanzfabrik.de. Hiervon unberührt bleiben Unterlagen, die wir nach § 147 AO / § 257 HGB aufbewahren müssen — diese können wir auch auf Verlangen nicht löschen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Newsletter (Ziffer 3): unbestätigte Anmeldungen 72 Stunden; bestätigte Anmeldungen bis zu Ihrem Widerruf; danach der Nachweis von Einwilligung und Widerruf, solange er zum Beleg der Rechtmäßigkeit des Versands benötigt wird (eine feste Löschfrist ist hierfür noch nicht eingerichtet). Bewertungen (Ziffer 3): bis Sie sie löschen oder der Verarbeitung widersprechen; haben Sie in eine Veröffentlichung eingewilligt, der Nachweis darüber auch nach einer Löschung oder einem Widerruf, solange er zum Beleg benötigt wird, ob und auf welcher Grundlage veröffentlicht wurde (eine feste Löschfrist ist für beides noch nicht eingerichtet). Server-Logs: kurze, betriebsübliche Frist. Ihr ELSTER-Zertifikat: wird nicht gespeichert (Verwendung ausschließlich im Arbeitsspeicher für die eine Übermittlung).

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (16), Löschung (17), Einschränkung (18), Datenübertragbarkeit (20) und Widerspruch (21) sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) — diese Daten werden für die Dauer der Frist gesperrt statt gelöscht. Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Düsseldorf. Kontakt: hello@ebilanzfabrik.de.

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