Muss ich den Jahresabschluss meiner GmbH offenlegen?
Aktualisiert: August 2026 · Lesezeit ~3 Min · eBilanz Fabrik (Werkzeug, keine Steuerberatung)
Kurz gesagt: Ja. Jede GmbH, UG und AG muss den Jahresabschluss beim Unternehmensregister einreichen (§ 325 HGB) — ein Jahr nach dem Abschlussstichtag, für das Geschäftsjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Das ist eine eigene Pflicht: Die e-Bilanz ans Finanzamt erledigt sie nicht mit. Was genau eingereicht wird, hängt an der Größenklasse.
1. Wen die Pflicht trifft
§ 325 HGB erfasst alle Kapitalgesellschaften: GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG. Über § 264a HGB kommen haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften hinzu — praktisch vor allem die GmbH & Co. KG.
Entscheidend ist die Rechtsform, nicht die Geschäftstätigkeit. Eine UG mit kleinem Umsatz ist ebenso pflichtig wie eine ruhende GmbH ohne Umsatz im Geschäftsjahr.
2. Zwei Pflichten, die gern verwechselt werden
Die e-Bilanz nach § 5b EStG geht elektronisch an das Finanzamt. Die Offenlegung nach § 325 HGB geht an das Unternehmensregister. Zwei Empfänger, zwei Verfahren, zwei Fristen — und die eine erledigt die andere nicht mit. Das ist der häufigste Irrtum bei diesem Thema.
3. Kann ich die e-Bilanz-Datei auch für die Offenlegung verwenden?
Nein. Die Datei fürs Finanzamt ist ein ELSTER-Transportumschlag, adressiert über Ihre Steuernummer. Das Unternehmensregister nimmt eine reine XBRL-Instanz, adressiert über Ihren Registereintrag — und sie enthält bewusst weniger: bei einer Kleinstkapitalgesellschaft nur die Bilanz.
Das ist kein Formalismus. Die e-Bilanz enthält Bilanz und GuV, weil § 5b EStG beides verlangt. Wer diese Datei beim Register einreicht, veröffentlicht damit Umsatz und Personalkosten dauerhaft — § 326 Abs. 2 HGB verlangt das von einer Kleinstkapitalgesellschaft gerade nicht, und eine zu weit gehende Offenlegung lässt sich nicht zurücknehmen. Dazu kommen drei Angaben, für die die Steuerdatei keinen Platz hat: Feststellungsdatum, Größenklasse und die durchschnittliche Arbeitnehmerzahl.
Aus denselben Zahlen entsteht also eine zweite, eigene Datei — erneut eingeben müssen Sie nichts. Ausführlich: Warum es zwei Dateien sind.
4. Wohin — und nicht mehr wohin
Seit August 2022 läuft die Einreichung ausschließlich über das Unternehmensregister. Geändert hat sich damit das Ziel der Übermittlung, nicht der Betreiber dahinter (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB; Art. 88 Abs. 2 EGHGB). Ältere Anleitungen, die den Bundesanzeiger als Veröffentlichungsorgan nennen, sind an dieser Stelle überholt.
5. Was eingereicht wird
Der Umfang richtet sich nach der Größenklasse:
- Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a HGB) — darf die Bilanz allein hinterlegen (§ 326 Abs. 2 HGB), ohne Anhang und ohne GuV.
- Kleine Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 1 HGB) — legt Bilanz und Anhang offen (§ 326 Abs. 1 HGB); die GuV bleibt außen vor.
- Größere Gesellschaften reichen mehr ein und sind zudem prüfungspflichtig (§ 316 HGB).
Welcher der beiden ersten Fälle gilt, und was das praktisch bedeutet, steht im Detail hier: Offenlegung oder Hinterlegung — was für eine Kleinst-GmbH gilt.
6. Frist und Vorbedingung
Einzureichen ist ein Jahr nach dem Abschlussstichtag. Vorher muss der Jahresabschluss durch die Gesellschafter festgestellt sein. Wird die Frist versäumt, leitet das Bundesamt für Justiz von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein — dazu: Was passiert, wenn ich die Offenlegung versäume?
7. Was eBilanz Fabrik hier tut — und was nicht
Die Einreichung nehmen Sie selbst vor — die Datei dafür erstellen wir. Für Kleinstkapitalgesellschaften erzeugen wir die XBRL-Datei für die Hinterlegung nach § 326 Abs. 2 HGB (39,95 € netto); hochgeladen wird sie unter Ihrem eigenen Zugang. Die andere der beiden Pflichten, die e-Bilanz ans Finanzamt nach § 5b EStG, übermitteln wir für Sie.
Jahresabschluss hochladen, prüfen, freigeben — Übermittlung per ERiC. Die Offenlegung bleibt davon unberührt.
Offenlegungs-Datei erstellen →Häufige Fragen
Muss jede GmbH den Jahresabschluss offenlegen?
Ja. Die Pflicht aus § 325 HGB trifft alle Kapitalgesellschaften — GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG — unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Auch eine GmbH & Co. KG ist über § 264a HGB erfasst. Der Umfang der einzureichenden Unterlagen richtet sich nach der Größenklasse.
Gilt die Pflicht auch für eine UG oder eine ruhende GmbH?
Ja. Die Rechtsform entscheidet, nicht die Geschäftstätigkeit. Auch eine UG und eine Gesellschaft ohne Umsatz im Geschäftsjahr sind offenlegungspflichtig.
Erledigt die e-Bilanz ans Finanzamt die Offenlegung mit?
Nein. Das sind zwei getrennte Pflichten mit zwei Empfängern und zwei Fristen: § 5b EStG an das Finanzamt, § 325 HGB an das Unternehmensregister.
Kann ich die e-Bilanz-Datei auch für die Offenlegung verwenden?
Nein. Die Datei fürs Finanzamt ist ein ELSTER-Transportumschlag, adressiert über Ihre Steuernummer. Das Unternehmensregister nimmt eine reine XBRL-Instanz, adressiert über Ihren Registereintrag — und sie enthält bewusst weniger: bei einer Kleinstkapitalgesellschaft nur die Bilanz. Die e-Bilanz enthält Bilanz und GuV, weil § 5b EStG beides verlangt; wer diese Datei beim Register einreicht, veröffentlicht damit Umsatz und Personalkosten dauerhaft — § 326 Abs. 2 HGB verlangt das gerade nicht.
Wohin wird eingereicht — Bundesanzeiger oder Unternehmensregister?
Seit August 2022 ausschließlich an das Unternehmensregister (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB). Geändert hat sich das Ziel der Übermittlung, nicht der Betreiber dahinter.
Bis wann muss der Jahresabschluss 2025 eingereicht sein?
Ein Jahr nach dem Abschlussstichtag — für ein am 31.12.2025 endendes Geschäftsjahr also bis zum 31. Dezember 2026 (§ 325 HGB).
Muss der Jahresabschluss vorher festgestellt sein?
Ja. Die Feststellung durch die Gesellschafter geht der Einreichung voraus.
eBilanz Fabrik ist ein Übermittlungs-Werkzeug und leistet keine Steuerberatung. Rechtsangaben und Fristen ohne Gewähr; maßgeblich sind die gesetzlichen Regelungen (u. a. § 325 HGB, § 264a HGB, § 326 HGB). Die Offenlegung bzw. Hinterlegung reichen wir derzeit nicht für Sie ein.