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Offenlegung oder Hinterlegung: was für eine Kleinst-GmbH gilt

Aktualisiert: August 2026 · Lesezeit ~4 Min · eBilanz Fabrik (Werkzeug, keine Steuerberatung)

Kurz gesagt: Jede GmbH und UG muss den Jahresabschluss zusätzlich zur e-Bilanz beim Unternehmensregister einreichen (§ 325 HGB) — für das Geschäftsjahr 2025 bis zum 31. Dezember 2026. Eine Kleinstkapitalgesellschaft darf dabei die Bilanz allein hinterlegen (§ 326 Abs. 2 HGB), statt sie offenzulegen. Eine kleine Gesellschaft muss Bilanz und Anhang offenlegen (§ 326 Abs. 1 HGB). Der Unterschied entscheidet, wer Ihre Zahlen sehen kann — und was die Einreichung kostet.

1. Zwei Pflichten, zwei Empfänger

Die e-Bilanz nach § 5b EStG geht an das Finanzamt. Der Jahresabschluss geht zusätzlich an das Unternehmensregister (§ 325 HGB). Das eine erledigt das andere nicht mit: zwei Empfänger, zwei Verfahren, zwei Fristen. Seit August 2022 läuft die Einreichung ausschließlich über das Unternehmensregister, nicht mehr über den Bundesanzeiger.

2. Offenlegung und Hinterlegung sind nicht dasselbe

Beides erfüllt die Pflicht aus § 325 HGB. Der Unterschied liegt darin, was eingereicht wird und wer es danach lesen kann:

Für viele kleine Gesellschaften ist das der eigentlich interessante Punkt: Die Hinterlegung hält die Zahlen aus der freien Abrufbarkeit heraus — Wettbewerber eingeschlossen.

3. Wer darf hinterlegen?

Nur eine Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267a HGB. Das ist sie, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der drei Schwellen nicht überschreitet:

Ob diese Merkmale in Ihrem Fall erfüllt sind, ist eine Tatsachenfrage, die Sie selbst bestätigen; im Zweifel klärt das Ihre Steuerberatung.

4. Was es kostet — und warum fast überall eine andere Zahl steht

Die Gebühr erhebt das Unternehmensregister selbst, unabhängig davon, wer die Unterlagen einreicht, und sie ist gesetzlich festgelegt. Für die Hinterlegung einer Kleinst-Bilanz:

Häufig liest man 45 € oder Spannen von 37,50 € bis über 97,50 €. Diese Beträge sind nicht falsch — sie betreffen nur einen anderen Fall: die Offenlegung eines vollständigen Jahresabschlusses, meist für eine kleine Kapitalgesellschaft. Wer hinterlegen darf, zahlt das nicht. Prüfen Sie deshalb immer, ob eine genannte Gebühr die Offenlegung oder die Hinterlegung meint.

5. Frist und Ordnungsgeld

Die Einreichung ist zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag fällig — für ein Geschäftsjahr, das am 31.12.2025 endet, also bis zum 31. Dezember 2026. Vor der Einreichung muss der Jahresabschluss festgestellt sein.

Wird die Frist versäumt, leitet das Bundesamt für Justiz von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein (§ 335 HGB). Es beginnt mit einer Androhung und einer Nachfrist von sechs Wochen; danach wird das Ordnungsgeld festgesetzt — mindestens 2.500 €. Es wiederholt sich, bis eingereicht ist, und eine verspätete Einreichung beseitigt ein bereits festgesetztes Ordnungsgeld nicht.

6. Was eBilanz Fabrik hier tut — und was nicht

Wir reichen die Offenlegung oder Hinterlegung heute nicht ein. Dieser Schritt ist bei uns in Vorbereitung, zunächst für Kleinstkapitalgesellschaften als Hinterlegung nach § 326 Abs. 2 HGB. Solange das so ist, gehört diese Seite in die Kategorie „Pflicht erklärt“ und nicht „Dienst angeboten“.

Was wir heute übernehmen, ist die e-Bilanz ans Finanzamt nach § 5b EStG — die andere der beiden Pflichten. Wenn Sie diese bei uns erstellen, liegen die Werte für den zweiten Schritt bereits vor.

e-Bilanz ans Finanzamt — das können wir heute

Jahresabschluss hochladen, prüfen, freigeben — wir übermitteln per ERiC ans Finanzamt. Die Offenlegung bleibt davon unberührt.

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Häufige Fragen

Darf eine Kleinstkapitalgesellschaft hinterlegen statt offenzulegen?

Ja. § 326 Abs. 2 HGB erlaubt einer Kleinstkapitalgesellschaft, die Bilanz beim Unternehmensregister dauerhaft zu hinterlegen, statt sie offenzulegen. Eine GuV und ein Anhang sind dafür nicht einzureichen.

Was ist der praktische Unterschied zwischen Offenlegung und Hinterlegung?

Eine offengelegte Bilanz ist über das Unternehmensregister für jeden ohne Antrag abrufbar. Eine hinterlegte Bilanz ist es nicht: Dritte erhalten sie nur auf kostenpflichtigen Einzelantrag.

Was gilt für eine kleine Kapitalgesellschaft?

Eine kleine Kapitalgesellschaft nach § 267 Abs. 1 HGB legt Bilanz und Anhang offen (§ 326 Abs. 1 HGB). Die GuV bleibt außen vor. Hinterlegung steht ihr nicht offen.

Bis wann muss der Jahresabschluss 2025 eingereicht sein?

Zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag — für ein Geschäftsjahr, das am 31.12.2025 endet, also bis zum 31. Dezember 2026 (§ 325 HGB).

Was kostet die Hinterlegung beim Unternehmensregister?

Das Register erhebt die Gebühr selbst, unabhängig davon, wer einreicht. Für die Hinterlegung einer Kleinst-Bilanz sind das 18,50 € für die Einstellung plus 3,00 € Jahresgebühr je Kalenderjahr, zusammen 21,50 € netto. Höhere Beträge, die häufig genannt werden, betreffen die Offenlegung eines vollständigen Jahresabschlusses — einen anderen Fall.

Erledigt die e-Bilanz ans Finanzamt die Offenlegung mit?

Nein. Das sind zwei getrennte Pflichten mit zwei Empfängern und zwei Fristen. Die Übermittlung nach § 5b EStG geht ans Finanzamt; die Offenlegung oder Hinterlegung nach § 325 HGB geht ans Unternehmensregister.

eBilanz Fabrik ist ein Übermittlungs-Werkzeug und leistet keine Steuerberatung. Rechtsangaben, Fristen und Gebühren ohne Gewähr; maßgeblich sind die gesetzlichen Regelungen (u. a. § 325 HGB, § 326 HGB, § 267a HGB, § 335 HGB) und die jeweils gültige Gebührenregelung des Unternehmensregisters. Ob die Größenmerkmale in Ihrem Fall erfüllt sind, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung. Die Offenlegung bzw. Hinterlegung reichen wir derzeit nicht für Sie ein.